Verwaltung

Dieser Bereich ermöglicht die Verwaltung des Systems.

Sofern angemeldet, wird der Verwaltungs-Link je nach Einstellung entweder in der Kopfzeile (nur auf der Portalseite) oder in der Fußleiste (immer) angezeigt.

Der Verwaltungs-Bereich besteht aus folgenden Seiten und Funktionen.

Übersicht

Zeigt eine grobe Übersicht über die Buchungen der nächsten 4 Wochen an. Das Datum kann jedoch auch geändert werden.

Zimmer

Diese Seiten erlauben das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Zimmern.

Jedes Zimmer muss eine eigene Nummer haben. Normalerweise ist diese identisch mit der Zimmernummer im Gebäude.

Zusätzliche Eigenschaften sind

• Anzahl Personen
• Status (das Zimmer kann zeitweise deaktiviert werden)
• Name des Zimmers (sofern es einen hat)
• Infozeile (kurze Textzeile, welche an verschiedenen Stellen unter der Zimmerbezeichnung angezeigt wird)
• Beschreibung (ausführliche Beschreibung oder Bewerbung dieses Zimmers; kann auch Bilder, Dokumente und sonstige Dateien enthalten)
• Ein oder mehrere Bilder (das erste Bild wird immer in der Ergebnisliste auf der Portalseite angezeigt)

Produkte

Ein Produkt kann ein tatsächliches Produkt oder eine Dienstleistung sein, die Sie Ihren Kunden zusammen mit der Buchung anbieten.

Auf dieser Seite definieren Sie nur, welche Produkte es überhaupt geben soll. Sie kombinieren die Produkte später in Paketen und legen dort Preise fest.

Beispiel: Sie definieren und beschreiben ein Produkt "Eintrittskarten fürs Freibad", welches Sie dann in zwei verschiedenen Paketen "Winter" und "Sommer" zu unterschiedlichen Preisen anbieten.

Pakete

Ein Paket fasst Preisregeln für Produkte und Übernachtungen zusammen. Darüber definieren Sie, was Ihre Kunden bei der Buchung auswählen können und wieviel das kostet.

Sie können mehrere verschiedene Pakete einrichten, auch für das selbe Zimmer und den selben Zeitraum. Wenn es für ein Zimmer mehrere Pakete gibt, kann sich der Gast eines davon aussuchen. Wenn es andererseits kein einziges Paket für ein Zimmer gibt, kann dieses Zimmer nicht gebucht werden. Es erscheint dann gar nicht erst in der Liste.

Beispiel: Sie definieren ein Standard-Paket mit Preisen für Übernachtungen und einigen Produkten. Dieses Paket soll immer verfügbar sein, daher setzen Sie weder Start- noch Enddatum. Die Priorität wird auf eine niedrige Zahl gesetzt, damit das Paket immer als letztes aufgelistet wird.

Nun kommt der Sommer und Sie erstellen ein neues "Sommer"-Paket mit speziellen Produkten und besonders niedrigen (oder hohen?) Übernachtungspreisen. Dieses Paket hat Start- und Enddatum und ist daher nur für begrenzte Zeit verfügbar.

Im Zusammenhang mit Paketen ist es wichtig, das Konzept dahinter zu verstehen: Die Trennung der Paketeigenschaften und dessen Bestandteilen.

Das Paket selbst hat die folgenden Eigenschaften (angezeigt beim Erstellen oder Bearbeiten):

• Name (welchen Ihre Gäste ebenfalls sehen)
• Zimmer, für welches das Paket gültig sein soll
• Gutschein-Code
• Start- und Enddatum (in diesem Zeitraum ist das Paket gültig)
• Priorität (eine grundsätzlich beliebige Zahl, welche die Reihenfolge der Pakete bestimmt)

Diese Eigenschaften beschreiben nur das Paket selbst, nicht aber wie es zusammengesetzt ist.

Die Bestandteile definieren erst die tatsächlichen Übernachtungskosten, welche Produkte es gibt und was diese kosten. Das wird jeweils durch eine Liste von Preisregeln umgesetzt. Es gibt Preisregeln für Übernachtungen und Preisregeln für Produkte.

Die Mindest- und Maximalstückzahl der Produkte legt zudem fest, welche Auswahlmöglichkeiten die Gäste bei der Buchung haben. Sind beispielsweise beide Werte auf 1 gestellt, hat der Gast keine Wwahl und muss immer 1 Produkt mitbuchen. Wenn der Preis auf 0 gestellt wird, zeigt das System statdessen "inklusive" an.

Dieses System ermöglicht es Ihnen, auch schwierige und komplexe Szenarien umzusetzen.

Sie können das System auch für Ja/Nein-Optionen nutzen, indem Sie das Minimum auf 0 und das Maximum auf 1 setzen.

Buchungen

Eine Buchung ist eine Reservierung für ein Zimmer für einen bestimmten Zeitraum. Rechnungsdetails wie gewählte Produkte und Preise stehen in hiermit verknüpften, aber separaten Rechnungen.

Das wichtige Konzept im Zusammenhang mit Buchungen ist die Trennung von

• Buchung
• Rechnung
• Benutzer

Das sind jeweils eigenständige Datensätze, die Sie unabhängig voneinander einsehen und bearbeiten. In der Regel sind diese aber miteinander verknüpft.

Die logische Trennung ist der Grund dafür, dass Sie die Buchungs-Rechnung und den Buchungs-Benutzer jeweils auf getrennten Seiten bearbeiten müssen. Die Buchungsseite zeigt aber eine Zusammenfassung mit den jeweils wichtigsten Daten beim Bearbeiten an.

Rechnungen

Eine Rechnung ist eine Zusammenfassung von gebuchten Übernachtungen und Produkten und deren Preisen. Normalerweise sind sie mit Buchungen verknüpft.

Eine Rechnung ist im Grunde ein Spiegel der Funktionsweise und Struktur der Pakete. Wenn Sie das System mit den Paketen verstanden haben, verstehen Sie auch die Rechnungen, da beide auf gleiche Weise funktionieren.

Eine Rechnung enthält über ihre Bestandteile (alias Posten) die tatsächlichen Übernachtungskosten und die vom Gast gewählten Produkte.

Benutzer

Benutzer ist eine Sammelbezeichnung für Personen, die mit Ihrem System in Berührung kommen. Das beinhaltet Sie, Ihre Mitarbeiter, einmalige Gäste und registrierte Gäste.

Export

Exportieren Sie Ihre Buchungsdaten in Ihr Lieblings-Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Microsoft Excel).

Einstellungen

Diese Einstellungen erlauben es Ihnen, Verhalten und Daten Ihres Systems anzupassen.

Wenn Sie die Sprache (über die Flaggen oben rechts) wechseln, können Sie sprachabhängige Einstellungen vornehmen.

Unter "Verwandte Seiten" haben Sie zudem die Möglichkeit, die Info- und Hilfeseite zu gestalten, Regeln und Bedingungen für die Buchung einzurichten (diese müssen vom Gast dann akzeptiert werden) sowie den Bestätigungstext der Buchungsbestätigungs-E-Mail zu erweitern.

Die einzelnen Einstellungen sind in der Regel selbsterklärend und besitzen hilfreiche Anmerkungen.